Namigi, prijemi in preprečevanje napak: o pravilnem ravnanju pri vlaganju prošenj za podpore EU

EU nudi širok spekter pospeševalnih možnosti za gospodarstvo, neprofitne organizacije, kulturna društva in občine. Pomembni pogoji za uspešno izvedbo projektov so pravočasna pridobitev informacij, natančna usmeritev z ozirom na razpise, pravilni izbor partnerjev in formalni kriteriji.

S to kratko informacijo vam želimo pomagati pri vlaganju prošenj za podpore EU in vas obvarovati nepotrebnih napak.

Na tem mestu pa se prisrčno zahvaljujemo tudi voditeljici koroške predstavniške pisarne v Bruslju mag. Martini Rattinger za dragocene namige in opozorila glede pospeševalnih pogramov EU.

Pregled pospeševalnih programov nudi spletna stran:

http://ec.europa.eu
(pot: Informationsquellen – Überblick – Wo finde ich Informationen auf Europa – Finanzhilfen – Beihilfen und Darlehen von der EU).

V dnevno izhajajočem uradnem listu Evropske unije najdete aktualne razpise in pozive za vložitev predlogov (Call for proposals).
Povezava: http://www.eur-lex.europa.eu

1. Informacija

Potrebna je lastna iniciativa. Informacijski material in informacijske brošure je treba naročiti in redno predelati. Važni viri informacij so pristojni uradi Evropske komisije ter vseevropske podatkovne baze z aktualnimi podatki o pospeševalnih instrumentih EU in rokih za razpise. Tudi nacionalne koordinacijske službe kot deželne posvetovalnice, na nacionalni oz. regionalni ravni dejavni referenti za evropske zadeve združenj so kontaktna mesta za informacije. Preden izdelate projektni predlog, se informirajte predvsem na teh mestih. Najprej se pozanimajte, ali vaš načrtovani projekt ustreza ciljem in vsebinam določenega programa, informirajte se o točnih kontaktnih mestih, oblikah prošenj, rokih za vlaganje prošenj, izbirnih kriterijih, vprašanjih glede partnerjev in pogojih financiranja. Tako si lahko prihranite veliko časa, denarja in razočaranja.

Namig: Čuvajte se nekvalificiranih svetovalcev: Ne dajte se prepričati, da v Bruslju leži denar na cesti in da se v Evropi financira vse.

Namig: Ne čakajte na uradno objavo poziva za vložitev predlogov v uradnem listu EU, temveč se podrobneje informirajte in izdelajte projektni predlog že v fazi načrtovanja pobude Evropske komisije za pospeševalne ukrepe.

Splošne spletne povezave o razpisih

a. Evropska unija

http://ec.europa.eu
http://ec.europa.eu/grants/index_de.htm#research
http://www.pds-europaservice.de
http://cordis.europa.eu
http://cordis.europa.eu/fp7/home_en.html
http://www.europa.kontakt.de

b. Koroška/Avstrija

http://www.verwaltung.ktn.gv.at/
http://www.vbb.ktn.gv.at
http://www.leader-austria.at
http://www.kwf.at

Posebne spletne povezave

Seznam nadaljnjih koristnih povezav:

d. Izobraževanje in kultura - Evropa za občane/občanke (naslednji program pri pobratenjih mest)

http://eacea.ec.europa.eu/static/en/youth/index_en.htm http://eacea.ec.europa.eu/static/en/citizenship/

e. Razno

http://ec.europa.eu/europeaid/cgi/frame12.pl

2. Splošni kriteriji za pospeševanje s strani EU

Nujno pospeševanje dodatnih aktivnosti v okviru transnacionalnih partnerstev (mrež), izmenjava izkušenj z najboljšimi možnimi praksami in širjenjem informacij (konference, seminarji, delavnice, študijski obiski, pripravniške zaposlitve, itn.).
Financiranje projekta s strani Evropske komisije je zasnovano večinoma kot sofinanciranje. Lastna udeležba se predpostavlja. Predfinanciranj projektnih predlogov praviloma ni.
Projekt se mora skladati s ciljem in z vsebinami programa (pazite točno na besedilo pospeševalnega ukrepa EU, pri formuliranju se nanj sklicujte).
Evropska presežna vrednost: Projekt naj ne bi bil izveden le na nacionalni ravni.
Presežna vrednost iz transnacionalnega sodelovanja naj privede do stekanja sistemov z minimalnimi standardi.
Ugodno je imeti čim več projektnih partnerjev (transnacionalna dimenzija projektov).
Inovativni potencial projekta: Prispeva naj svoje k vseevropskemu razvoju najboljših možnih praktik.
Če je zahtevano, potrdilo koordinatorja projekta o večletnem obstoju njegovega podjetja.

Prednosti:

Udeležba različnih akterjev (javne/zasebne ustanove, podjetja, izobraževalne ustanove in ustanove za nadaljnje izobraževanje).
Ugodne so neobičajne kombinacije držav (partnerstva z državami članicami oz. tretjimi državami), partnerji iz slabo razvitih regij in trajnost kooperacij (mreža).

3. Poziv/razpis vsebuje:

kratek opis ukrepa - minimalne zahteve
postopek vlaganja prošnje in roke - izbirni kriteriji
modalnosti sofinanciranja - naslov za naročilo potrebnih obrazcev

Namig: Za majhne projekte z že obstoječimi projektnimi partnerji iz drugih držav članic kalkulirajte 2 do 4 tedne, za večje projekte: pol do enega leta pripravljalnega časa.

4. Prošnja sestoji iz:

obrazca s podatki o organizaciji in strukturi prosilca
opisa projekta s časovnim načrtom
finančnega načrta
izjave projektnih partnerjev

Namig: Strnjen, pregleden in prikupen prikaz projekta bistveno poveča šanse pri izboru (kratka, jedrnata sporočila, grafični prikazi).

5. Najpogostejše napake pri vlaganju prošenj za akcijske programe

Administrativne napake

Neupoštevanje roka za vložitev
Po pošti: Ali je odločilen datum poštnega žiga ali datum prispetja gradiva? Projekt se odkloni tudi kljub pošiljanju z ekspresno dostavo, če ne prispe pravočasno.
Elektronska orodja: Jih lahko dobite na spletni strani razpisa. Dodeli se vam koda, s to se gradivo lahko odda še v zadnjem trenutku. Toda tudi pri tem Komisija projekt odkloni, če gradivo prispe prepozno (1 minuta že zadošča!).
Manjkajo dokumenti ali certifikati (gospodarski položaj, osebne informacije itn.)
Manjkajoči podpisi
Rokopisne/nečitljive prošnje
Napake v povzetkih
Obrazec ni docela izpolnjen
Ni bilo odgovorjeno na vsa vprašanja

Vsebinske napake

Nejasna razlaga ciljev in konceptov projekta
Premalo izčrpen ali preslab opis pričakovanih učinkov
Ne gre za projekt kot tak, temveč bolj za nadaljevanje tekoče dejavnosti
Projekt se predloži v nejasni, težko razumljivi obliki brez koncepta
Neprimerna in nezadostna priprava na postavljeni cilj
Premalo izčrpno ali slabo prikazano nanašanje projekta na razpis
Nezadostni ali neprimerni načini/pristopi do izvajanja projekta
Slabo razporejen ali nerealističen časovni načrt
Nerealističen proračun in napačna ocena financ
Navedba koordinacijskih organizacij, ki ne morejo zagotoviti multisektorialnega ali/in transnacionalnega sodelovanja
Manjkajoča koordinacija projektnega mnedžmenta na strani koordinatorja projekta
Pomanjkljiv izkaz o zahtevanih kvalifikacijah
Neprepoznavna evropska dimenzija projekta
Načrti za nadaljevanje projekta niso zadostni ali niso navedeni
Nezadostne ali manjkajoče navedbe glede trajnosti projekta
Premalo obširen opis projekta

Namig: Pred vložitvijo projekta ga dajte neudeleženi tretji osebi, da ga prebere in ga preizkusi glede na njegovo razumljivost.

6. Pripombe in namigi

Upoštevajte, da se morajo osebe, ki opravljajo evalvacijo, držati strogega časovnega načrta za ocenjevanje projektov. Zato naj bi bili projekti čim jasnejši in takšni, da se jim lahko sledi (rdeča nit!).
Nadalje morajo iz gradiva biti jasno razvidne menedžmentske strukture.
Vprimeru nejasnosti pri vlaganju prošnje se ne bojte čim prej kontaktirati pristojne osebe v Bruslju (Kontaktna oseba se imenuje ob pozivu za vlaganje projektov).
V pozivu so navedeni le minimalni kriteriji, zato je priporočljivo, da se jih izpolni več, tako da od Komisije lahko prejmete pozitiven odgovor.
Če so navedeni ‚guidelines for proposals’, se jih je treba strogo držati.